1. Informa mediante un primer acta del sistema de gestión de css haciendo uso del LIE:
- Solicita los correos electrónicos de los intervinientes principales (promotor, DO, DEO y contratitas principales).
- Inclúyelos en el Lie y levanta acta incluyendo el uso de del formato electrónico.
- Solicita a las Contratas Principales que envíen listados de subcontratas con sus datos de contacto direcciones email; son básicamente los datos del Libro de subcontratación
2. Informa en la primera reunión de coordinación del uso del formato electrónico del libro de incidencias:
- Informa en la primera reunión de CSS que el formato de libro será electrónico, incluyendo ahora a todos los intervinientes incluso a las subcontratas.
3. Crea un nuevo libro con los datos que recibes del Colegio:
- Cuando visas o registras la intervención, recibirás un email con los datos para generar el Libro de Incidencias electrónico.
- Actívalo cuando recibas estos datos aunque la intervención no tenga fecha de comienzo, evitarás tener que buscar la información si la intervención comienza meses después.
4. Imprime el código de invitado:
- Junto con la portada del Libro de Incidencias que recibes al darlo de alta , se incluye el “Código de Invitado” en la última hoja del documento.
- Imprímelo y colócalo en un lugar visible y accesible en obra, para que cualquier interviniente pueda acceder a las anotaciones electrónicas del libro en la web librodeincidenciaselectronico.es
5. Realiza anotaciones:
- La coordinación requiere que se documenten las incidencias tratadas, como exigencia para el cumplimiento del deber de información a todos los trabajadores y agentes implicados en la prevención de la obra.
- Por tanto, el Lie es un registro documental que acredita la efectiva realización de las funciones del Coordinador. No debemos evitar o reducir su uso. El formato de anotación es el que legalmente defiende al coordinador en sus intervenciones en obra: deja constancia de tu trabajo.
- Recuerda que la administración puede llegar a sancionar administrativamente si no se realizan anotaciones en el libro de incidencias.
- Puedes apoyarte además con la realización de Actas de Reunión e Informes que te ofrece esta herramienta para complementar las funciones del coordinador.
6. Cierra las anotaciones en obra:
- Cierra las anotaciones en la visita a la obra, de esta forma quedará GEOLOCALIZADA la anotación, difundidas las indicaciones y demostrada tu visita.
- Puedes preparar previamente la anotación antes de ir a obra, guardándola, para finalizarla in situ. Recuerda que esta información estará solo en tu dispositivo y no será visible por el resto hasta que no esté cerrada.
- Las Actas de Reunión y los Informes no se geolocalizan, por lo que podrás realizar una visita y preparar después el acta o el informe.
7. Firma vía email:
- Si has decidido enviar el documento (Anotación, acta o informe) a firmar vía e-mail, conviene informar antes del proceso de firma a los firmantes para que los documentos no queden pendientes.
- Aquí tienes un enlace con una breve guía de la firma vía e-mail.
- Es muy útil para las personas que reciban el documento a firmar: procedimiento FÁCIL, RÁPIDO y SEGURO que no necesita tener la APP instalada.
8. Solicitar segundo libro a través de la web Colegio:
- Si vas a necesitar más libros para la misma intervención, puedes hacerlo sin desplazarte al Colegio.
- Solicítalo a través del Portal de Colegiado en trámites digitales.
9. El libro es participativo:
- Recuerda al resto de intervinientes que el Libro de Incidencias es de todos, animándoles a usarlo cuando sea necesario.
- El CSS siempre recibe una notificación automática cuando otro interviniente realiza una anotación en el mismo.
10. Cierre del libro de incidencias:
- Te recomendamos que antes de cerrar el Libro, realices una última anotación informando del Fin de la CSS en fase de ejecución, incluyendo como informados a todos los intervinientes activos.
- Después, no olvides de seleccionar “Cerrar Libro” para que formalmente quede cerrado y no se puedan realizar más anotaciones